A pesar de que todos vamos teniendo nuestras vidas y nuestros negocios cada vez más digitalizados, es increíble la poca importancia que solemos darle a la salvaguarda de nuestros datos y que disponer de un sistema de backup que garantice el tipo de copias de seguridad más adecuado a nuestro caso no sea una prioridad, tanto a nivel particular como de empresa.
Seguro que te preocupa la privacidad en redes sociales, que dispones de un buen método para crear contraseñas seguras y que usas la verificación en dos pasos siempre que sea posible.
Pero… ¿Has tenido en cuenta que, tarde o temprano, se producirá un fallo que representará la pérdida de tus datos?
Si no has hecho un buen plan para hacer copias de seguridad y sigues teniendo tus archivos más importantes únicamente en tu dispositivo, ya sea un ordenador o smartphone, en el momento en que sufras un ataque informático, un fallo mecánico o tu dispositivo quede obsoleto puedes llevarte un serio disgusto ante la imposibilidad de recuperar fotos y documentos personales, trabajos o información crucial para el funcionamiento de tu negocio.
Es cierto que hacer copias de seguridad es un trabajo que requiere tiempo y espacio de almacenamiento. Pero, si tienes en cuenta que los datos son tu más valiosa posesión, es una inversión ridícula en comparación con los trastornos que te produciría la pérdida de los mismos.
Las copias de seguridad y mantener tu sistema actualizado pueden salvar tu vida digital
Qué tener en cuenta para hacer copias de seguridad correctamente
Establecer un sistema de copias de seguridad o backup que se ajuste a tus necesidades no es cosa fácil. ¿Qué características debe tener este backup para que sea efectivo y no te encuentres con que, al producirse una incidencia, no puedas recuperar los archivos perdidos?
Otro aspecto a tener en cuenta es el volumen de datos a respaldar y el aprovechamiento del espacio destinado a las copias de seguridad, ya sea en unidades de almacenamiento externas o en la nube.
También hay que tener en cuenta el presupuesto. Para un particular puede ser suficiente con hacer copias de seguridad en un disco duro externo, una PYME seguramente necesite un almacenamiento conectado en red (NAS) con backups redundantes y una empresa más grande deberá disponer de servidores dedicados en exclusiva al sistema de copias de seguridad.
Características de un sistema de copias de seguridad fiable
Sea cual sea el tipo de copia de seguridad que necesites, todos deberían tener en cuenta los siguientes aspectos:
- Seguridad. La unidad de almacenamiento, servidor o servicio en la nube en que se hagan las copias de respaldo debe estar siempre libre de malware, por lo que es esencial contar con programas y herramientas de seguridad y realizar análisis periódicos para comprobar que no hay ninguna amenaza. También es conveniente contar con un sistema de encriptación de datos, no sólo para proteger los ficheros, sino para cumplir con la normativa de confidencialidad del RGPD en caso de que el backup contenga datos personales de terceros.
- Automatización. De nada sirve tener un sistema de almacenamiento seguro si tienes que hacer manualmente las copias de seguridad. Seleccionar los archivos a mano y copiarlos a otro directorio hace que la tarea de crear backups sea tediosa y, a menudo, desemboca en tener copias de seguridad desactualizadas, copias mal guardadas o perdidas, etc. Hoy en día existen herramientas que permiten hacer copias de seguridad de forma automática, programando una tarea con una serie de reglas para la copia de seguridad.
- Periodicidad. Lo ideal es crear copias de seguridad de manera periódica de aquellos datos y archivos importantes para ti o tu empresa. La frecuencia con la que debes hacer copias de respaldo dependerá del tipo de datos que vayas a respaldar y de con qué frecuencia y en qué medida cambian los datos. No hay reglas fijas al respecto, pero ten en cuenta lo siguiente: ¿Cuántos datos, medidos en el tiempo, puedes permitirte perder antes de sufrir daños catastróficos? Realizar las copias con la mayor frecuencia posible te asegura que, en caso de necesidad, están lo suficientemente actualizadas.
- Separación. Es indispensable la separación física de los datos, lo que técnicamente se conoce como copia de backup offsite. Guardar una copia de seguridad en una ubicación distinta es una medida muy importante para evitar que, en caso de robo, incendio o cualquier otra catástrofe, todos los datos se pierdan. En este sentido, una alternativa muy práctica es almacenar una copia en la nube que garantice que tu información esté almacenada con total seguridad y fuera de casa.
- Restauración. Esta es la regla más ignorada y, con mucho, la más importante cuando se trata de copias de seguridad. Asumir que serás capaz de restaurar tus datos en caso de desastre, sin fallos, es un error habitual que todos cometemos. La corrupción en las copias de seguridad es posible, incluso si tienes los mejores software de copia de seguridad y hardware. Y la mejor manera de evitarlo es una restauración de prueba. Así que cada vez que hagas una copia de seguridad de tus datos, intenta restaurar algunos archivos de ella para ver si la copia de seguridad está dañada, y si lo está, realizar otra.
Tipos de copias de seguridad
Existen más de diez tipos de copias de seguridad diferentes pero nos vamos a centrar en los más habituales, atendiendo a qué queremos salvaguardar y el espacio necesario para realizarlas.
En todo sistema informático encontramos dos partes fundamentales: El sistema operativo y las aplicaciones y los archivos en los que se almacenan los datos.
Así pues, debes realizar respaldos diferentes para cada uno de ellos:
En cuanto a qué salvaguardar y cómo hacerlo, vamos a ver los cuatro tipos de copias de seguridad más comunes:
Copia de seguridad completa (Full Backup)
Cuando haces una copia de seguridad completa todos los archivos y carpetas que se han seleccionado se copian. Por lo tanto tu sistema de copias de seguridad almacena una copia completa que es igual a la fuente de datos del día y hora en que se hace la copia de seguridad.
Su ventaja principal está en que tienes todos los datos completos en una única ubicación, lo que permite la restauración de la copia de seguridad de forma rápida y simple.
El principal inconveniente es que lleva más tiempo realizar el proceso de respaldo y requiere más espacio de almacenamiento.
Ventajas de la copia de seguridad completa
- Dispones de una copia de seguridad completa de todos los datos que puedes recuperar rápida y fácilmente.
- Tienes una copia de seguridad de todos los archivos y carpetas en una unidad de respaldo.
- Es fácil llevar un control de versiones de los archivos copiados.
Siempre se empieza con una copia completa de los datos y luego se puede pasar a realizar otro tipo de copias o más copias completas. Se recomienda ejecutar copias completas de forma periódica y, entre copia y copia completa, realizar copias incrementales o diferenciales.
Inconvenientes de las copia de seguridad completa
- Tarda más tiempo en hacerse la copia completa pues tiene que guardar todos los archivos.
- Es necesario más espacio de almacenamiento que en los otros tipos de backup.
- También se requiere ancho de banda adicional.
Copia de seguridad incremental (Incremental Backup)
Cuando realizas este tipo de copias de seguridad, la única copia completa es la primera. A partir de ahí, las copias de seguridad posteriores sólo almacenan los cambios realizados desde la copia de seguridad anterior, ya sea una copia completa u otra copia incremental.
En este caso el proceso de restauración es más largo porque tienes que utilizar varias copias diferentes para restaurar completamente el sistema pero en cambio el proceso de hacer la copia de seguridad es mucho más rápido. Además ocupa menos espacio de almacenamiento.
De esta manera puedes realizar copias de tus datos con más frecuencia sin necesidad de mucho espacio de almacenamiento y sin tardar mucho tiempo en ejecutar la copia. Este es el tipo de copia de seguridad más avanzado.
Ventajas de la copia de seguridad incremental
- La copia de seguridad se realiza en menos tiempo que una copia completa pues los datos a copiar son menores (solo los que han cambiado).
- Se necesita menos espacio de almacenamiento.
- Puedes guardar varias versiones del mismo archivo.
Inconvenientes de la copia de seguridad incremental
- La recuperación es más lenta. Para restaurar la copia de un determinado día tienes que restaurar la última copia completa y todos los incrementos posteriores hasta llegar a la copia del día que quieres.
- Para la recuperación necesitas la copia completa y las copias incrementales posteriores.
- También es más lenta la restauración de un archivo en particular pues debes buscar en todas las copias incrementales a ver si ha cambiado o no.
- Si falla alguna de las copias de seguridad (ya sea la completa o una de las incrementales) no será posible realizar la recuperación.
Copia de seguridad diferencial (Differential Backup)
A diferencia de la copia incremental, en cada copia de seguridad diferencial se hace una copia de todos los archivos que se han modificado desde la última copia completa, de manera que cada copia diferencial tiene todos los cambios realizados. La copia diferencial acumula copias incrementales.
Igual que las incrementales, con una copia de seguridad diferencial, la primera copia de seguridad es la única completa. La copia de seguridad requiere más espacio de almacenamiento que las incrementales, pero con la ventaja de que el tiempo de restauración es menor.
Ventajas de la copia de seguridad diferencial
- Se necesita menos espacio de almacenamiento.
- La copia de seguridad se realiza en menos tiempo que una copia completa pues la cantidad de datos a copiar es menor.
- Puedes guardar varias versiones del mismo archivo.
- Para restaurar una copia solo se necesita la copia completa y la diferencial del dia que quieres restaurar.
Inconvenientes de la copia de seguridad diferencial
- La copia de seguridad es más lenta que la copia incremental.
- Para la recuperación necesitas la copia completa y la copia diferencial.
- Si falla la copias de seguridad completa o la diferencial no será posible realizar la recuperación.
- La restauración de un archivo en particular es más lenta que en una copia completa pues debes restaurar primero la copia completa y luego buscar el archivo en la última copia diferencial.
Copia de seguridad en espejo (Mirror Backup)
Con una copia de seguridad en espejo se hace una copia exacta de los datos originales “en vivo”. Es decir, mientras trabajas con los datos reales, se va haciendo una copia espejo en un disco alternativo.
La ventaja de una copia en espejo es que la copia de seguridad no contiene archivos antiguos o en desuso. Pero esto también puede ser un problema ya que si un archivo se elimina accidentalmente en el sistema original, también lo elimina el sistema espejo.
La técnica 3-2-1 para hacer copias de seguridad fiables
Una de las técnicas más famosas para abordar de forma efectiva cualquier fallo que afecte a los datos es la denominada regla 3-2-1 del backup. Este sistema ayuda a dar respuesta a dos importantes preguntas: ¿Cuántas copias de respaldo debería tener y dónde debería almacenarlas?
La regla 3-2-1 se convirtió en un concepto conocido gracias al fotógrafo Peter Krogh, que escribió que hay dos tipos de personas: aquellos que ya han sufrido un fallo en el almacenamiento y aquellos que lo van a sufrir.
Claves de la regla 3-2-1
- Realiza TRES copias de seguridad de tus datos
- Utiliza DOS dispositivos de almacenamiento diferentes para guardar tus copias de respaldo
- Mantén UNA copia de seguridad fuera de tu casa u oficina
Consejos a la hora de hacer copias de seguridad
No cometas el error de tener una sola copia de seguridad de sus archivos. Si bien esto es mejor que no tener ninguna copia de seguridad, disponer de, al menos, dos duplicados adicionales reduce significativamente la posibilidad de pérdida de datos.
Las copias de seguridad se deben hacer siempre fuera del disco duro o la unidad de almacenamiento donde tengas los datos originales.
Si guardas una copia de respaldo de los documentos en un cajón al lado del escritorio, la copia de seguridad podrá usarse si el ordenador o dispositivo principal falla. Sin embargo, si hay una inundación, incendio o robo y el ordenador principal más el dispositivo de almacenamiento adicional sufren daños, ambos conjuntos de datos serán destruidos.
Una tercera copia, como lo explica el punto final de la regla 3-2-1, debe almacenarse en una ubicación física diferente a las otras dos. Una buena opción puede ser mantener una copia de seguridad en la nube.
Para proteger aún más los datos, asegúrate de utilizar tipos de dispositivos de almacenamiento diferentes. Por ejemplo, evita usar dos memorias USB o dos discos duros externos para hacer las copias de seguridad o backups.
Hay muchos dispositivos de almacenamiento fiables y asequibles, como discos duros externos, tarjetas SD, DVD e incluso cintas magnéticas. Puedes usar dos discos duros, siempre y cuando estén almacenados en lugares separados.
Hacer copias de seguridad de los datos puede parecer algo sencillo. Sin embargo, los diferentes tipos de copias de seguridad y la posibilidad de combinar a la vez varios de estos tipos en un plan de copias de seguridad completo, puede hacer que se complique.
Esto puede hacer que decidas no hacer copias de respaldo pensando que quizás a ti nunca te va a ocurrir un desastre. Pero, ¿y si pasa?
La cuestión no es si sufrirás un fallo que afecte a tus datos, sino cuándo ocurrirá
